Аутсорсинг персонала или кадровое агентство: в чём разница и что выбрать бизнесу

Компании нужны люди. Руководитель начинает искать внешнего подрядчика и сталкивается с похожими предложениями: кадровое агентство, рекрутинговое агентство, услуги по подбору сотрудников, аутсорсинг персонала. На первый взгляд все решают одну задачу — помогают бизнесу получить работников. Но модели отличаются.

В одном случае подрядчик помогает найти человека, которого компания затем принимает к себе. В другом предметом договора может быть передача внешнему исполнителю определённой функции или процесса, для выполнения которого задействуется персонал подрядчика. Поэтому вопрос «что дешевле — кадровое агентство или аутсорсинг?» лучше задавать после другого: Что именно требуется бизнесу: найти сотрудников в собственный штат или организовать выполнение определённого процесса с помощью внешнего исполнителя? Разберём различия на практических ситуациях.

Причина понятна: в обоих случаях компания обращается к внешнему подрядчику из-за потребности в людях.

Например, складу не хватает комплектовщиков.
Можно обратиться в рекрутинговое агентство и заказать подбор кандидатов. А можно рассматривать внешнюю модель организации части складских процессов. Исходная проблема похожа — недостаток внутренних ресурсов. Но дальше взаимодействие строится по-разному.

Рекрутинг отвечает прежде всего на вопрос: Кто подходит на нашу вакансию? Аутсорсинговая модель — на вопрос: Как организовать выполнение определённого процесса с привлечением внешнего исполнителя? Именно это различие стоит выяснить до запроса коммерческих предложений.

Классическая задача рекрутингового агентства — найти кандидата по требованиям заказчика.

Компания передаёт подрядчику описание вакансии:

• должность;
• обязанности;
• требования;
• условия;
• место работы;
• график;
• другие существенные параметры.

Агентство организует поиск и первичную работу с кандидатами в пределах согласованной услуги. Далее подходящие кандидаты передаются заказчику, а окончательное решение о трудоустройстве принимает сама компания. После успешного подбора выбранный кандидат становится сотрудником работодателя.

Упрощённо модель выглядит так: Компания → заявка на вакансию → агентство → поиск и отбор → кандидат → трудоустройство в компанию. То есть результатом услуги является прежде всего закрытие кадровой потребности через поиск подходящего человека.

Представим компанию, которой нужен один специалист. Внутренний HR не может найти подходящего кандидата или у бизнеса вообще нет отдельного рекрутера.

При этом компания хочет:

• самостоятельно принять человека в штат;
• непосредственно управлять им;
• самостоятельно вести кадровые процессы после найма;
• получить внешнюю помощь именно на этапе поиска.

В этой ситуации рекрутинговое агентство соответствует задаче достаточно точно. Подрядчик усиливает поиск, но не заменяет дальнейшие отношения работодателя и сотрудника.

Итог: если главная проблема звучит как «мы не можем найти подходящего человека на свою вакансию», сначала стоит рассматривать услуги рекрутинга.

С аутсорсингом логика другая. В классическом понимании аутсорсинг предполагает передачу определённой функции или бизнес-процесса внешнему исполнителю.

Поэтому заказчику важно определить не только количество необходимых людей, но и:

• какую функцию необходимо обеспечить;
• какой результат требуется;
• где выполняются работы;
• как распределяются обязанности сторон;
• как контролируется исполнение;
• за что отвечает подрядчик;
• какие условия закреплены договором.

Это принципиально отличается от простого заказа резюме или кандидатов. Если бизнес рассматривает Аутсорсинг сотрудников, сначала стоит изучить фактическую модель работы исполнителя и договорную конструкцию: само название услуги ещё не раскрывает распределение обязанностей между сторонами.

В кадровой сфере используются похожие коммерческие термины, однако юридическая квалификация отношений зависит не от красивого названия услуги, а от их фактического содержания. Российское трудовое законодательство устанавливает ограничения на заёмный труд. При этом ТК РФ отдельно регулирует деятельность по предоставлению труда работников (персонала) в предусмотренных законом случаях.

Поэтому бизнесу необходимо различать:

• подбор кандидатов;
• аутсорсинг определённого процесса;
• предоставление труда работников (персонала);
• другие договорные модели.

Это не взаимозаменяемые понятия.

От эксперта
Если предложение подрядчика фактически сводится к «мы оформим людей у себя, а вы будете напрямую ими руководить как своими сотрудниками», одной надписи «аутсорсинг» в договоре недостаточно. Перед заключением договора необходимо проверить правовую модель взаимодействия и соответствие фактической работы его условиям.

Рассмотрим ситуацию на практике.

Вариант А. Кадровое агентство
Компании необходимо найти 10 работников.
Она заказывает подбор.
Подрядчик ищет кандидатов и передаёт их заказчику.
Компания принимает подходящих людей на работу и дальше самостоятельно организует трудовые отношения.
Основная потребность: найти сотрудников.

Вариант Б. Аутсорсинговая модель
Компания хочет передать определённый процесс или функцию внешнему исполнителю.
Здесь предметом взаимодействия становится не просто поиск десяти фамилий, а организация выполнения согласованной задачи в соответствии с договором.
Основная потребность:
обеспечить выполнение процесса.
Разница кажется небольшой только на этапе запроса «нам нужны люди».
После подписания договора она становится принципиальной.

Допустим, компании требуется один специалист с определённым опытом.

Сотрудник нужен в собственный штат.

После найма компания собирается самостоятельно:

• ставить ему задачи;
• контролировать работу;
• выплачивать заработную плату;
• развивать специалиста;
• строить с ним долгосрочные трудовые отношения.

В таком случае логичнее искать решение в рекрутинге. Особенно если проблема заключается в сложности поиска. Кадровое агентство может расширить доступные компании ресурсы поиска, провести первичный отбор и передать подходящих кандидатов. Использовать ради такой задачи более сложную внешнюю модель организации процесса может быть избыточно.

Вывод: одна сложная вакансия в собственный штат — типичная задача для профессионального подбора.

С массовым наймом ситуация становится интереснее. Предположим, предприятию необходимо увеличить численность рабочих. Сам по себе большой объём вакансий ещё не означает, что компании нужен именно аутсорсинг. Сначала нужно определить конечную цель.

Сценарий 1. Нужны сотрудники в собственный штат
Компания планирует долгосрочно увеличить штат и самостоятельно работать с этими сотрудниками.
Тогда задача остаётся рекрутинговой:
нужен массовый подбор персонала.
Для этого можно усиливать внутреннюю HR-службу или привлекать рекрутингового подрядчика.

Сценарий 2. Нужен внешний ресурс для определённого процесса
Компания не ставит задачу просто расширить собственный штат, а рассматривает передачу функции или процесса внешнему исполнителю.
Тогда имеет смысл анализировать аутсорсинговую модель.

Итог: количество работников не определяет тип услуги. Его определяет то, какие отношения бизнес хочет получить после привлечения людей.

Сезонность — один из наиболее показательных случаев. Большую часть года компании достаточно базовой команды. Затем нагрузка резко увеличивается.

Так происходит, например, при:

• росте объёма складских операций;
• сезонном увеличении производства;
• пиковом спросе;
• запуске временного проекта;
• увеличении объёма заказов.

Можно провести массовый подбор и расширить собственный штат. Это оправданно, если потребность сохранится. Но если дополнительная нагрузка носит ограниченный характер, необходимо заранее ответить на вопрос: что произойдёт с увеличенной численностью после окончания пика?

Именно здесь внешние модели становятся особенно интересными для расчёта. При переменной нагрузке можно рассмотреть Аутсорсинг персонала и сравнить его с самостоятельным расширением штата по стоимости, управляемости, договорной модели и способности адаптироваться к изменению объёма работ. Но универсального правила «для сезона всегда выгоднее аутсорсинг» нет. Расчёт необходимо проводить под конкретную ситуацию.

Главное преимущество такой таблицы — она не пытается объявить победителя. Потому что услуги решают разные задачи.

Ещё одна распространённая ошибка — взять коммерческое предложение кадрового агентства и напрямую сравнить его с месячной стоимостью аутсорсинговой услуги. Это разные показатели.

Для собственного найма считайте

• стоимость привлечения кандидатов;
• работу внутреннего HR;
• услуги рекрутингового агентства;
• время руководителей;
• кадровое администрирование;
• повторный подбор;
• стоимость незакрытых вакансий.

Для внешней модели считайте

• стоимость услуг подрядчика;
• внутренние ресурсы на взаимодействие с ним;
• расходы, остающиеся на стороне заказчика;
• условия изменения объёма работ;
• другие затраты, возникающие по конкретному договору.

Сравнивать нужно одинаковый период и одинаковый бизнес-результат. Например: «сколько будет стоить обеспечить определённый процесс в течение шести месяцев?» а не: «что дешевле за одного человека?»

Если вам предлагают услуги по подбору сотрудников, уточните:

1. Какие этапы поиска входят в услугу?
2. По каким требованиям проводится первичный отбор?
3. Кто принимает окончательное решение по кандидату?
4. Как организована коммуникация с заказчиком?
5. Как фиксируется результат услуги?
6. Что происходит, если выбранный кандидат отказывается до выхода?
7. Какие условия действуют при необходимости повторного поиска?
8. Как обрабатываются персональные данные кандидатов?
9. Как формируется стоимость услуги?

Чем точнее описан процесс, тем проще сравнить несколько предложений.

Здесь список должен быть другим.

Уточните:

1. Что конкретно является предметом договора?
2. Какой процесс или результат передаётся исполнителю?
3. Кто является работодателем задействованных работников?
4. Кто организует и контролирует выполнение работ?
5. Как распределяется ответственность сторон?
6. Кто занимается кадровым оформлением?
7. Кто контролирует документы иностранных работников, если они привлекаются?
8. Как изменяется объём услуги при росте или снижении потребности?
9. Что происходит при отсутствии работника?
10. Как фиксируется качество оказания услуги?
11. Какие платежи входят в стоимость?
12. На каких основаниях подрядчик использует выбранную модель работы с персоналом?

Последний блок особенно важен. Бизнес должен понимать не только коммерческую цену услуги, но и юридическую конструкцию, которую предлагает исполнитель.

Независимо от модели стоит насторожиться, если потенциальный исполнитель:

• не может понятно объяснить предмет договора;
• обещает гарантированный результат без описания условий;
• избегает вопросов об ответственности сторон;
• не объясняет, как работает с персональными данными;
• предлагает подписать договор, не разобравшись в задаче заказчика;
• не разделяет подбор и фактическое предоставление персонала;
• не может объяснить, кто и на каком основании является работодателем;
• обещает «решить все кадровые вопросы», но не перечисляет конкретные процессы.

Цена сама по себе тоже не должна быть единственным критерием. Слишком дешёвое предложение необходимо оценивать так же внимательно, как дорогое: какие функции действительно входят в стоимость?

Ответьте на следующие вопросы.

Вам нужен человек в собственный штат?
Да → в первую очередь рассматривайте самостоятельный или внешний рекрутинг.

Нужен один редкий специалист?
Да → вероятнее всего, задача относится к точечному подбору.

Требуется много сотрудников, которые останутся в компании?
Да → рассматривайте массовый подбор.

Потребность резко увеличивается только в определённые периоды?
Да → сравните собственный массовый найм и доступные внешние модели.

Вам необходимо передать подрядчику определённый процесс?
Да → изучите аутсорсинг.

Численность необходимого ресурса регулярно меняется?
Да → гибкость модели становится отдельным критерием выбора.

Собственный HR не справляется только с поиском?
Да → возможно, достаточно рекрутингового подрядчика.

Компания хочет передать более широкий блок процессов?
Да → одного кадрового агентства может быть недостаточно.

Да, эти подходы не обязательно взаимоисключающие. У компании могут одновременно существовать разные кадровые задачи.

Например:

• руководителей и ключевых специалистов искать через собственный HR или рекрутинговое агентство;
• массовые постоянные позиции закрывать внутренней командой с дополнительными внешними ресурсами;
• отдельные процессы с переменной нагрузкой передавать специализированному исполнителю, если такая модель соответствует задачам бизнеса и законодательству.

В крупной организации кадровая модель редко обязана быть одинаковой для всех подразделений. Гораздо важнее понимать экономику и правовую конструкцию каждого решения.

Чем кадровое агентство отличается от рекрутингового?
В деловой практике эти понятия часто используются близко по смыслу применительно к организациям, занимающимся поиском и подбором кандидатов. Конкретный состав услуги необходимо смотреть в договоре.

Аутсорсинг персонала — это просто найм сотрудников через другую компанию?
Такое объяснение слишком упрощённое. Классический аутсорсинг связан с передачей внешнему исполнителю определённой функции или процесса. Отдельно законодательство регулирует деятельность по предоставлению труда работников (персонала). Поэтому необходимо смотреть на фактическую модель отношений.

Что выбрать для поиска одного специалиста?
Если сотрудник нужен в собственный штат, а проблема заключается именно в поиске кандидата, обычно логичнее рассматривать рекрутинговые услуги.

Что лучше при массовом найме?
Зависит от цели. Если нужно быстро расширить собственный штат — задача относится к массовому подбору. Если бизнес рассматривает передачу определённого процесса внешнему исполнителю — необходимо оценивать соответствующую аутсорсинговую модель.

Что подходит для сезонной нагрузки?
Возможны разные решения. Компания может самостоятельно нанимать дополнительных работников, привлекать рекрутинговое агентство или рассматривать подходящую внешнюю модель. Выбор зависит от продолжительности потребности, экономики и организации процессов.

Главное: сначала определите задачу, потом выбирайте услугу

Ошибка начинается с запроса: «Нам нужно 50 человек — сколько стоит?» Пока подрядчик не понимает, что должно произойти после появления этих людей, корректно подобрать модель сложно.

Если бизнес хочет найти сотрудников и принять их в собственный штат — ему нужен подбор персонала. Если необходимо закрыть одну сложную позицию — имеет смысл рассматривать точечный рекрутинг. Если нужно одновременно найти большую постоянную команду — массовый подбор. Если же компания хочет передать внешнему исполнителю определённую функцию или процесс — появляется основание рассматривать аутсорсинг.

Поэтому кадровое агентство и аутсорсинг персонала — не две упаковки одной услуги. Они отвечают на разные бизнес-задачи. И правильный выбор начинается не со сравнения прайс-листов, а с чёткого ответа на вопрос: какой результат компания хочет получить после обращения к подрядчику?